ビジネスメールにおけるCCの正しい使い方【順番/返信など】

ビジネスシーンでは、メールを送る機会が非常に多いです。そのため、メールに関しては社会人の必須スキルと言っても過言ではありません。しかし、メールを送る際にToやCCやBCCなどよくわからない言葉があり、どう使っていいのかわからない人も多いはず。

そこで本記事では、ビジネスメールにおけるCCの正しい使い方を徹底解説。CCの使い方で悩んでいる人の参考になれば幸いです。

CCとは?なぜ使わなければならないのか

CC(Carbon Copy)とは、複数人に同じメールを送るための機能です。CCに入れられた人は、送り主とメールを直接やり取りするわけではありません。しかし、メールの内容は知っておきたいという時に使われます。

例えば、取引先とメールを交わす際、やり取りするのは自分ですが、上司にも進捗状況を知っておいてもらいたい時に、上司をCCに入れることが多いです。

CCとBCCとの違い

CCとBCC(Blind Carbon Copy)の違いは、メールアドレスが公開されるかどうかになります。CCの場合、自分や相手からメールアドレスが見えますが、BCCでは誰にもメールアドレスが公開されることはありません。

例えば、幹事が全体にメールをする際に、メールアドレスを知られたくない人も中にはいると思います。そんな時にBCCに入れておけば、メール内容を見つつ、全体にメールアドレスが公開されないというメリットがあります。

ビジネスメールにおけるCCの正しい使い方

相手側にメールを送る際、情報を共有してもらいたい場合は主に、「To」、「CC」の2つを使うことが多いです。それぞれの違いは次の通り。

  • To:やり取りしたい人、返信してもらいたい人
  • CC:情報を共有したい人、上司等の関係者

ここで注意していもらいたいのは、あくまでもCCはメールの内容に関わりのある人だけに送ること。なんでもかんでもCCに入れてしまうと、誤って面識のない人、内容に関係ない人にまでメールを送ってしまいかねません。つまり、情報漏えいにも繋がってしまうので、本当に必要な人にだけ入れるようにしましょう。

また、CCに上司を入れたから情報共有は大丈夫、と確信するのは危険です。メールは確実に届くものでもありませんし、もしかしたらアドレスの打ち間違いで上司に届いていなかったというケースもあります。ですので、CCに上司を入れてメールした後は、必ず報告をして情報共有してください。

口頭での「報連相」は、ビジネスマナーの基本中の基本です

社内CCの順番は上司が先かどうか

仕事関係で複数人にメールをする場合、メールの宛先をCCに含ませることが多いです。そこで気をつけたいのが、「CCに宛先を入れる順番」。

基本的には、「役職順」で入れるのが好ましいとされています。もし、自分より下の役職の人が先頭に来ていた場合、「こいつは私をあいつより下に見ているのか!けしからん!」と思われる可能性もあるからです。

会社によっては、こういった役職順を非常に気にする人もいますので、トラブルを回避したいのでしたら無難に役職順にしておくといいでしょう。横のつながりが強い会社だと気にする人は少ないでしょうし、逆に縦社会となっている会社だと役職順の方が良いです。

マナ虎
ビジネスマナーのこういった所が、多少煩わしく感じますね。もっと自由にやらせてほしい。

CCに自分が含まれていたらどう行動すべきか

CCに自分が含まれていたら、何かしらのアクションを起こすべきか考えるかもしれません。特にまだ会社に慣れていない時期や、新社会人ですと行動を起こすべきか悩みます。

結論を言うと、必ずしも行動する必要はありません

CCの本来の意味は、情報の共有にあります。基本的なメールのやり取りは「To」に入れられた人となるので、よほどズレたメールをしていない限りはCCに含まれている人が返信することはありません。

CCから返信する際の書き出し

もし、メールの内容が事実と食い違っていたり、方向修正したい場合に、CCから返信をしたいこともあると思います。CCの本来の役割はあくまでも情報共有ですが、どうしても返信したい時は、次のような書き出しを用いると良いでしょう。

  • ●●に代わって失礼します
  • ●●が不在のため▲▲より返信致します
  • CCから失礼致します
  • 途中から失礼致します

「横から失礼します」というフレーズをよく使う人もいますが、メールではあまり使わないほうが良いでしょう。「横から失礼します」は、何かしらに対して反論する言葉が続くことが多いため、場合によっては相手に悪い印象を与えてしまいます。

特に昨今は、Twitterなどで「横から失礼します」と言って相手を罵倒するリプライをする人も多いです。そのため、ビジネスシーンでは以前よりも使いにくい言葉となってしまいました。

本文にCCの人の名前を必ずしも入れる必要はない

次のようなメール本文を目にしたことはないでしょうか。

To:●●様
CC:▲▲様、■■様

お世話になっております~。

CCに宛名を入れるべきか、と度々議論されますが、入れたほうが良いシーンと、そうではないシーンがあります。

例えば、CCに含まれるのが上司や社内関係者だけだった場合は、宛名をわざわざ書く必要はありません。逆に社外にメールを複数人に送る場合は、CCの宛名を本文に入れたほうが良いでしょう。

まとめ

ここまで、ビジネスメールにおける「CC」の正しい使い方を紹介してきました。最後に、記事のまとめとなります。

  • CCは情報共有したい人を宛先として入れる
  • CCの順番は、基本的に役職順が無難である
  • CCから返信をしても良い
  • 本文の宛名にCCを入れるのは社外に送るケース

正しくCCを使い、相手に失礼のないメールを送りましょう。