【ビジネスメール】打ち合わせ等の日程調整メールの書き方と例文

ビジネスでは基本的にクライアントと何かと打ち合わせはつきものです。メールで日程調整することも多いと思いますが、自分が忙しいからと言って相手に配慮しないわけにはいきません。

そこで本記事では、アクシデントなくスムーズに進めるための日程調整メールのポイントや例文などをご紹介します。

日程調整メールを送る際のポイント

これからスケジュールを決めるとき、自分の都合だけではなく、相手の都合を考慮しながら日程を調整しなければならないケースはどうしても発生します。そのようなときに、どのようなことに気をつけて日程調整のメールを送るべきか、そのポイントをご紹介します。

  • 相手に可否を打診
  • アポイントの理由を伝える
  • 日程を提示

相手の理解が得られやすいように訪問したい理由を伝え、提示した日時以外でも相手の意向や都合に合わせて調整が可能なことを伝えましょう。自分の都合の良い日を提示する場合は「勝手を申し上げますが」などと一言断りを入れた上で、候補日を記入し、相手にお伺いを立てます。候補日は、誰に対しても必ずを提示するわけではありません。初めて面会を求める場合、候補日をあげると失礼なケースもあります。その場合は相手から返事が来てから日程調整を進めましょう。一方的に自分の都合ばかりを押し付けるのではなく、相手の状況やスケジュールなどを確認しながら日程調整を始めると円滑に進みます。

日程調整メールで明記すべき各事項

日程調整のメールで必ず書かなければいけないことは次の通りです。

用件

相手にとって望まない訪問のケースもありますので、打ち合わせなのか、商品説明するための訪問なのか、用件を伝えます。

初めてメールする場合は、まずは打診から始めます。「自分の素性」や「なぜ相手のことを知ったのか」理由を添えると警戒心が和らぎます。そのうえで、用件を伝えて相手のスケジュールを尊重しながら都合を聞き出しましょう。

日程

調整のやりとりの回数を少なくするためには、日程の提示を具体的に明記することと、自分の都合が悪い日を伝えます。

もしも自分のスケジュールにあまり余裕がないときは「大変恐縮ですが、4日(月)もしくは6日(水)、7日(木)のいずれかでお時間を頂けると幸いです」というように候補日を絞ってお願いしてみることも一つの方法です。

場所や人数、時間

打ち合わせの場所や訪問者の人数、打ち合わせにかかる時間を事前にお知らせしておくと、相手も会議室の予約やコーヒーの準備など前もって準備をすることができます。

1人しか来ないと思って簡素な打ち合わせスペースを予約していたら相手の上司も一緒にきたり、複数人できたりするなど予想外のことが起こり打ち合わせ前にバタバタした経験をしたビジネスマンは少なくありません。スムーズに打ち合わせできるように配慮することも大切です。

いつまでに返事がほしいか

期日を設けるときは「ご多忙のところ~」「お忙しいとは存じますが~」など前置きすることで丁寧な印象を与えることができます。

期日は「今週中」や「今月中」、「明日まで」、「来週まで」などと書きがちですが、どこを起点にするのか、とらえ方は人それぞれですので、あいまいな表現は避けましょう。例えば、水曜日に「今週中にお願いします」と書かれていても、最終営業日になる金曜日の定時までなのか、土曜日までになのか、判断に迷います。

土日に営業している会社もありますので、ますます判断に困ります。期日を設定するときは「〇月〇日〇時まで」と一言添えると迷わずに済みます。

日程調整メールの流れと例文

日程調整をお願いするときの流れと例文をご紹介します。まずは一般的なメールの流れを見ていきましょう。

  1. アポイントの目的や候補日などを伝える
  2. 相手からアポイントの可否、日時などについて返信が来る
  3. アポイントの日時が確定する

では、メールの例文をご紹介します。

商品説明の日程調整

①アポイントの目的や候補日などを伝える

件名:新サービス「◇◇システム」お問合せの件

株式会社○○○○
鈴木様

お世話になっております。
△△△△株式会社営業部の佐藤と申します。

このたびは弊社の新サービス「◇◇システム」についてお問い合わせいただきありがとうございます。おかげさまで多くの経営者の方からご好評をいただいております。つきましては、ぜひ一度、お伺いして製品をご覧いただきながら詳しいご説明をさせていただければと存じます。

こちらの都合で大変恐縮ですが、以下の日程のいずれかはいかがでしょうか。

■日時
(1)9月15日(木)10:30~11:30
(2)9月16日(金)14:00~15:00
(3)9
月19日(月)10:30~11:30
(4)9月20日(火)13:30~14:30
(5)9月22日(水)14:00~15:00

お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。

上記の日程でご都合が合わない場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数あげていただけると助かります。

■場所
貴社

当日、弊社からは私と営業部長、システムエンジニアの3人で伺います。

お忙しいところ大変恐縮ですが、【9月9日(金)18時まで】にご連絡を頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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②相手からアポイントの可否、日時などについて返信が来る

件名:Re:新サービス「◇◇システム」お問合せの件

△△△△株式会社
営業部 佐藤△△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○○○の鈴木です。

新サービス説明の日程に関してですが、
ご連絡いただいた9月15日(木)10:30~11:30時にてお願い申し上げます。

当日は営業部長の高橋とお待ちしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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③アポイントの日時が確定する

件名:Re:Re:新サービス「◇◇システム」お問合せの件

株式会社○○○○
鈴木様

お世話になっております。
△△△△株式会社営業部の佐藤です。

お忙しい中、ご調整いただきありがとうございます。
それでは、9月15日(木)10:30~11:30時に貴社へお伺いいたします。

当日はよろしくお願いいたします。

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署名
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目的や理由、候補日、場所、訪問者の人数を知らせるほか、打ち合わせに必要な書類や用意してほしいものなどを事前に伝えておけば、準備をする相手もスムーズです。件名は用件が一目でわかるように工夫し、返信するときは書き換えないようにします。

打ち合わせの日程調整

①アポイントの目的や候補日などを伝える

件名:「◇◇プロジェクト」打ち合わせ日程のご相談

株式会社○○○○
鈴木様

お世話になっております。
△△△△株式会社営業部の佐藤と申します。

早速ですが、新規事業「◇◇プロジェクト」について打ち合わせに伺いたいと思っております。お忙しいとは存じますが、日程調整の手配を進めたくご連絡いたしました。

こちらの都合で大変恐縮ですが、以下の日程のいずれかはいかがでしょうか。

■日時
(1)9月15日(木)14時以降
(2)9月16日(金)午前中
(3)9
月19日(月)終日
(4)9月20日(火)終日
(5)9月22日(水)10時~15時まで

打ち合わせの時間は1時間を予定しています。

上記の日程でご都合が合わない場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数あげていただけると助かります。

■場所
貴社

当日、弊社からは私と営業部長、営業アシスタントの3人で伺います。

お忙しいところ大変恐縮ですが、【9月9日(金)18時まで】にご連絡を頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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②相手からアポイントの可否、日時などについて返信が来る

件名:Re:「◇◇プロジェクト」打ち合わせ日程のご相談

△△△△株式会社
営業部 佐藤△△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○○○の鈴木です。

新規事業「◇◇プロジェクト」打ち合わせの日程に関してですが、
ご連絡いただいた9月15日(木)10:30~11:30時にてお願い申し上げます。

当日は営業部長の高橋とお待ちしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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③アポイントの日時が確定する

件名:Re:Re:「◇◇プロジェクト」打ち合わせ日程のご相談

株式会社○○○○
鈴木様

お世話になっております。
△△△△株式会社営業部の佐藤です。

お忙しい中、ご調整いただきありがとうございます。
それでは、9月15日(木)10:30~11:30時に貴社へお伺いいたします。

当日はよろしくお願いいたします。

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署名
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目的や理由、候補日、場所、訪問者の人数を知らせることは基本です。先方が希望の日程を提示したら、お礼を兼ねてその日時に伺う旨を返信します。返信することで、先方もアポイントが確定したと思います。