ccメールからの返信の書き方と例文!横から失礼しますは不適切?

昨今、メールはビジネスには欠かせないツールになっています。

その一方で、メールのやり取りに追われていたり、メールが原因となってトラブルに発展したりと、何かとメールに悩まされているビジネスマンは少なくないでしょう。中でも、CCメールの対応に困っているという人は意外と多いのではないでしょうか。

この記事では、CCメールに関するマナーをご紹介していきます。

ccとは?

CCとは、「Carbon Copy(カーボンコピー)」の略で、「メールの写し」という意味です。

カーボンコピーは昔、複写用のカーボン紙を用いて同じ内容の書類を一度に作成するために使われていました。

転じて、電子メールを送信するときに同じ内容を他の宛先にも送信する機能を「CC」を指し、同報で送信した相手のメールアドレスを公開せずに同じメッセージを送る場合を「BCC(ブランドカーボンコピー)」と呼びます。

ccメールに返信するのはマナー違反?

CCを使うケースは、「宛先(TO)に送るメールと同じ内容を参考にして」という意味で送信しますので、原則CCの相手からは返信が来ないと考えます。CCで受け取った相手も「特に必要なければ、返信しなくても大丈夫」という認識です。

しかし、宛先(TO)の受信者が不在のときなど対応が難しい場合は、CCで受け取った人が返信しても問題はありません。その際は「本日は鈴木が不在のため、代わりに対応させて頂きます営業部の佐藤と申します。」というように一言、添えましょう。

ccメールに返信するときに最低限抑えておきたいポイント

CCで届くメールのほとんどは情報共有が目的ですので、原則として返信しなくても問題はありませんが、宛先(TO)で受け取った人が不在でCCで受け取った人が代わりに対応しなければならないケースもあります。

そこでCCで受け取った人が返信するときのポイントをご紹介します。

全員返信は、内容に応じて

CCで送られるメールは、確認や参考として複数人で情報共有したい場合に使用されることが多く、全員に返信を求められるわけではありません。

しかし、状況や内容によっては、返信する必要が出てきます。返信をする場合、必ずしも「全員に返信」が正しいわけではありません。CCに入力された全員なのか、特定の人だけで良いのか、メールの内容や目的、これまでの流れを見て判断しましょう。

相互に面識のない人はCCに入れない

CCでは、お互いに面識のない人をCCに入れてはいけないというのが基本ルールです。

なぜならば、メールアドレスは携帯電話などと同じく個人情報にあたります。その個人情報を相手に許可なく公開するのはマナー違反になり、トラブルの原因となる可能性があります。

面識がない人はプライバシーに配慮し、BCCを利用することをおすすめします。

ccメールに対する返信の書き方例文集

CCを入力するときは、メールの冒頭に宛先と共にCCに入れた人の名前を明記します。

CC欄を見れば誰に送っているか確認することはできますが、冒頭に明記されている方がわかりやすいからです。たとえば、あなたが取引先にメールを送るときに「送信する内容を上司にも把握しておいてほしい。」というとき、宛先には取引先のアドレスを、CCには上司のアドレスを入力します。

そうすることで、メールを受けとった取引先は、あなたの上司とも情報共有ができていることを把握するこができて安心します。

■CCが自分の上司のケース

株式会社A商事
佐藤 A雄 部長
(CC:田中部長、斎藤課長、伊藤様)
CCに自社の上司など複数人になる場合は、役職順に入力しましょう。また、複数の取引先へ送る場合は、名前で五十音順に入力するか、アルファベット順に入力することをおすすめします。
■CCが別の会社の人のケース
株式会社A商事
佐藤 A雄 部長
(CC:B製作所 鈴木所長)
会社名や氏名が長いときは、社名の前後につく「株式会社」や「有限会社」、DHCやANA、AGCなど会社名や団体名に関する英語の略語、氏名の「名前」の部分などは簡潔化しても問題はありません。その際、相手との関係を十分に考慮した上で適切に判断しましょう。
■CCが自分の上司と別の会社の人のケース
株式会社A商事
佐藤 A雄 部長
(CC:B製作所 鈴木所長、D社 山田社長、田中部長)
自分の上司より先に取引先など別の会社の人を入力しましょう。別の会社が複数になる場合は、五十音順もしくはアルファベット順に入力し、最後に自社の人を入力しましょう。

【TIPS】「横から失礼します」はccメールで不適切?

Twitterの普及に伴い「横から失礼します」という言葉が定着しつつありますが、ビジネスメールで使う場合「横から失礼します」は、反対意見を述べるときに前置きとして使われることが多いため、あまり良い印象を持ちません。

そもそも「横から失礼します」」とは、「お話し中に割り込んですみません」「仕事中に声をかけてすみません」というようにお茶を出したり、仕事をしている上司の机に書類を提出したりするなど相手の目の前で何かをするときに使うクッション言葉で、本来メールで使われる言葉ではありません。

相手を尊重し、状況を配慮するときに使う言葉ではありますがCCメールでは不適切な表現になります。相手や状況に合わせて使い分けしましょう。

「横から失礼します」の代わりとなるフレーズ集

「横から失礼します」の代わりになるフレーズをいくつかご紹介します。

  • 〇〇に代わって返信します
  • 〇〇が不在のため代わって返信いたします
  • 〇〇が不在のため小職より返信いたします
  • 途中から失礼します
  • 議論の途中に申し訳ありません
  • 議論の途中に失礼いたします
  • 途中から恐れ入ります
  • CCから失礼します

CCから返信するときには、メールの冒頭に「〇〇に代わって返信します。〇社の〇〇です」「△△部長が不在のため、代わりに返信します。〇社の〇〇です」と必ず名乗るようにしましょう。

途中参加してきた相手に対して「誰?」とは聞きづらいこともありますし、CCのアドレスをチェックするのも手間がかかりますので、自分から先に名乗るようにしましょう。