【ビジネスメール】飲み会のお誘い案内文の書き方と例文

社会人になると大規模なパーティーから少人数の接待まで何かと飲み会が増え、お誘いの案内文を書くことも少なくありません。そこで本記事では、一般的な案内文の書き方と例文をご紹介します。

飲み会のお誘いメールを書く際のポイント

飲み会の案内メールには次の5点を必ず明記するように心がけましょう。

  1. 目的
  2. 日時
  3. 場所
  4. 会費
  5. 問い合わせ先

場合によって、地図や出欠可否などの項目を付け加えると参加率アップにつながります。

案内文を書く際に抑えておきたい各事項

いざ飲み会の案内文を作成するときにつまづかないためにも、要点をしっかりと押さえることが大切です。

開催の目的や規模を伝える

今回の飲み会はどういった目的でどれくらいの規模を想定しているのかを伝えると親切です。

場合によっては開催日時や予算が決まっているケースもあります。参加者の中には、大人数の飲み会やカラオケ、ボーリングなどが苦手という人もいるかもしれません。そういった人たちのためにも、飲み会の雰囲気がわかるように案内文を作成しましょう。

日時や予算などは箇条書き

読み手がどのような内容なのか一目で理解しやすいように、開催日時や場所、会費などは箇条書きで書くことが重要です。

また署名とは別に、幹事の電話番号やメールアドレスなど問い合わせ先を記載しておくと親切に思われます。

返信期日は忘れずに

出欠返信の期日を設けないまま送信してしまうといつになっても返事が来ないことがありますので、必ず返信期日は明記します。

また、参加予定だったのに急に予定が入ってしまい参加できなくなってしまう人もいます。後でトラブルにならないように、「いつまでに連絡があればキャンセル料がかからないのか」などをあらかじめ明記しておきましょう。

飲み会のお誘い案内文の書き方と例文

実際に、案内文の書き方と例文をご紹介します。

日程調整後の案内文(社外向け)

件名:打ち上げ会のご案内

各位

お世話になっております。
幹事を務めさせて頂きます、A商事営業部の高橋と申します。
新規プロジェクト「□□」の完成を祝い、下記の日時・場所で打ち上げ会を開催いたします。
お忙しい時期かとは思いますが、奮ってご参加いただきますようお願いいたします。

(1)日時:○月□日(□)○時~
(2)場所:居酒屋「○○○○」
東京都渋谷区渋谷○-○-○
電話:○○-○○○○-○○○○
渋谷駅徒歩5分
お店の地図 http://www.xxxx.xx
(3)会費:○千円
※参加費は当日に集金します。ご協力ください。
※領収書が必要な方は事前に高橋まで連絡をお願いします。
(4)緊急連絡先:株式会社A商事 営業部 高橋A男
携帯 ○○○-○○○○-○○○○

なお参加のキャンセルは、○日△時までにご連絡ください。
それ以降のキャンセルはすべて参加費が発生してしまいますのでご了承ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

署名

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

 

事前に参加できる日にちを確認しておくことが前提になります。飲み会を開催することが決まったら、まずは主賓や上司の日程を抑えることが大切です。取引先宛に送る場合は領収書の有無も確認しておくと会計がスムーズです。

出欠確認入りの案内メール(社内向け)

件名:【出欠確認:◯/◯締切】歓迎懇親会のご案内

各位

お疲れ様です。
幹事を務めさせて頂きます、営業部の高橋と申します。
この度、4月に入社した新人社員の歓迎と各部署の親睦を兼ねた歓迎懇親会を、下記の通り開催いたします。
誠にお手数ですが、出欠の連絡を◯/◯までにお願いいたします。

(1)日時:○月□日(□)○時~
(2)場所:居酒屋「○○○○」
東京都渋谷区渋谷○-○-○
電話:○○-○○○○-○○○○
渋谷駅徒歩5分
お店の地図 http://www.xxxx.xx
(3)会費:○千円
※参加費は事前集金します。
(4)緊急連絡先:営業部 高橋A男
携帯 ○○○-○○○○-○○○○

=============================

出欠回答〆切:◯/◯◯(◯)17:00

=============================

お忙しい時期かとは思いますが、奮ってご参加いただきますようお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

署名

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

出欠確認入りの案内メールの場合は、送られた相手が見逃さないようにタイトルに盛り込むことをおすすめします。またクライアントや株主など送る相手によっては頭語や季節の挨拶を入れるなどマナーを使い分けましょう。