店舗へのお問い合わせや、ビジネスシーンで質問メールを送る際の書き方でお悩みではないでしょうか。こういったお問い合わせメールは、送る相手で表現も変わってくるので、これが正解！という絶対的な答えは存在しません。ですが、いくつかのパターンさえ覚えておけば、それを応用してお問い合わせメールを自分で考えられるようになります。
そこで本記事では、お問い合わせメールで心がけたいことや、シーンに合わせたお問い合わせメールの書き方を紹介。ビジネスシーンなどで質問メールを送る方の参考になれば幸いです。
初めてのお問い合わせメールで心がけたいこと
質問メールを送る際、色々な感情があると思います。例えば、商品が不良品だったから返金を依頼したい、説明書きと違うから返品したい。また、企業に仕事に関するお問い合わせをしたいときなど、シーンによって動く感情が異なります。
お問い合わせ内容を明確にすること
この時共通して言えるのは、「お問い合わせメールをする時は目的をハッキリとさせること」です。言葉を柔らかくしようと曖昧な表現を使ってしまうと、かえって質問の意図が伝わらない可能性があります。
攻撃的な内容はご法度
しかし、直球で質問内容を書くと言っても、「攻撃的な言葉を使わない」ことを心がけましょう。
商品が不良品だから返品したい旨を伝えるお問い合わせメールでは、おそらく少し怒りの感情が渦巻いているはず。しかしそこは冷静になり、攻撃的な表現はなるべく控えてやり取りをする方が、次の行動に移るまでのターンが短く済みます。
「お問い合わせ」だと一発でわかる件名にする
質問やお問い合わせメールを送る際は、件名にお問い合わせ内容がハッキリわかるようにすると、相手に喜ばれます。また、件名とメール内容は同じになるようにしましょう。その2つが合致していないと、「どっちを聞きたいんだ？」と相手に思われてしまう可能性もあるからです。
件名の例
- ▲▲に関するお問い合わせ(ご照会)
- ●●の返品に関するお問い合わせ
- ▲▲の予約状況に関するお問い合わせ
- ●●の入荷状況確認のお問い合わせ
基本的には、「聞きたい内容」＋「～に関するお問い合わせ」のような件名をつけると、相手に伝わりやすいのでおすすめです。また、社外の初対面の相手にメールを送る場合は、自分の名前や企業名を件名に入れる人もいます。
- 【●●株式会社/山田太郎】▲▲に関するお問い合わせ
この件名は、正直おすすめしません。
理由は、質問に対する返信を複数回行うと思うので、返信されてきたメールの件名に自分の名前が入っているのはそもそも違和感を覚えますし、社名や名前を書くことで、本当の件名がメーラーによっては文字数の長さで隠れてしまうからです。
就活メールなどでは、人とは違うと思わせるやり方として件名に名前や大学名をいれることもあります。しかし、ビジネスシーンでは不要なので辞めることをおすすめします。
問い合わせメールを送る際は、以上3点を心がけてください。
3つの例文でわかる！お問い合わせメールの書き方
企業への問い合わせ例文
社外、もしくは初めてメールする企業へお問い合わせをする際のコツは、どこの会社の誰が送っているかを明確にすることです。ビジネスメールでは基本中の基本となる項目です。
以上を踏まえ、例文と件名をご紹介します。
件名：貴社サービス「●●」に関するご照会
株式会社●● ●●部様
突然のメール失礼します。株式会社◯◯の山田太郎と申します。この度、弊社で貴社サービス「●●」の導入を検討しております。
それに伴い、いくつかサービス内容に関して確認したいことがございます。
1.●●～
2.▲▲～
以上となります。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご回答頂けましたら幸いです。
よろしくお願い致します。
複数の質問をしたい場合は、箇条書きを使うことで相手に伝わりやすくなり、なおかつ相手も返信で引用しやすくなります。
ホテルへの問い合わせ例文
ホテルや宿泊先に、空き室確認&予約のメールを送る際のポイントは、どういった部屋に泊まりたいかを明確にすることです。例えば、シングルなのかツインなのか、何日何時にチェックインするのか、何泊するのか、などです。
以上を踏まえ、例文と件名をご紹介します。
件名：空き室の確認と宿泊予約に関するお問い合わせ
初めまして。
以下の内容で、空き室があれば予約を考えております。
宿泊日：●月●日
チェックアウト：●月●日
部屋タイプ：ツイン
宿泊人数：大人2
その他：夕食あり
氏名：山田太郎
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス：◯◯@gmail.com
以上、よろしくお願い致します。
通販サイトへ商品の問い合わせ例文
通販サイトを見て◯◯の商品を購入したいけれども、内容が不明確なところがある場合にお問い合わせをすることも多いです。この時の例文と件名を2つご紹介します。
商品に関するお問い合わせ例文
件名：◯◯の商品説明に関するお問い合わせ
初めまして。
◯◯の購入を考えておりますが、いくつか商品説明で不明点がありメールしました。
1.～～
2.～～
ご回答頂けたら幸いです。
よろしくお願い致します。
商品の返品に関するお問い合わせ例文
件名：◯◯の返品処理に関するお問い合わせ。
先日で◯◯を購入しましたが、初期不良で動作しなかったため返品処理をさせてください。
氏名：山田太郎
購入日時：●月●日
注文番号：xxxxxxx
返品理由：▲▲が欠損しているため
詳しい返品処理の流れがありましたら、教えて頂けたら幸いです。
よろしくお願い致します。
質問への回答を返信するメールの書き方
ここでは、お問い合わせメールを受け取った側は、どんな返信メールを書けば良いのかを紹介します。返信メールを書く際のポイントは3つあります。
- お問い合わせしてきた人に対する簡単な礼
- 基本的に件名は変えない
- 質問に対する回答を本文に必ず書く
この3点を守っていれば、あとは基本的なビジネスメールの書き方で問題ありません。
返信の例文
ここでは、商品のサービス内容に対するお問い合わせが来たと仮定し、それに対する返信例文をご紹介します。
田中 太郎様
◯◯株式会社 ◯◯部門、山田 太郎と申します。
この度は商品に関するお問い合わせありがとうございます。
お問い合わせ頂いた「▲▲」のサービス内容に関する質問を、以下のとおりご回答させて頂きます。
＞1.～～～
xxxxxx
＞2.～～～
xxxxxx
この他にも不明点などがございましたら、お問い合わせください。
よろしくお願い申し上げます。
(メール署名)
もし、複数の質問が箇条書きで書かれていた場合、返信する側は部分的に質問を引用する形で回答するほうが望ましいです。相手にも見やすく、伝わりやすくなります。
たまにお問い合わせ内容がハッキリとわからないメールが来ると思いますが、その時はどの部分がわからないのかストレートに聞くのではなく、「「Aの内容」もしくは「Bの内容」でお間違いないでしょうか？」と、相手に選択肢を与える書き方の方が印象が良くなります。
もしAとBでもない場合は、相手側から「Cの内容」についてメールが送られてくるので、それに対して回答を返信してあげれば大丈夫です。
やり取りが終わったら「締めのメール」を送ろう
「お問い合わせに関するメールのやりとりを、いつまで行えば良いのかわからない」ことはないでしょうか。基本的には、質問やお問い合わせをした側が、最後に締めのメールを送るのが原則です。
締めのメールが来ないと、「もしかして回答の返信が届いていない」「メールを見てくれたのか心配」と不安になります。そのため、質問した側は「相手の返信ををきちんと見たよ」という意味も込めて、締めのメールを送る必要があるのです。
以下に、締めのメール例文をいくつか紹介します。
- Mサイズで承知しました。この度はありがとうございます。
- 予約変更ありがとうございました。当日はよろしくおねがいします。
- 資料のほう拝受しました。ありがとうございます。
- 修正ありがとうございます。これにて納品とさせて頂きます。
締めのメールを、冗長に書く必要はありません。
簡潔に、わかりやすく相手とのメールを終わらせる「OKサイン」を送るだけで大丈夫です。