ビジネスメール|初対面に送る5つの書き出し・締めの例文

ビジネスメール|初対面に送る5つの書き出し・締めの例文

ほとんど面識がない人、初対面の人、一度名刺を交換したきりの人に初めてメールを出す場合、どういった書き出しでメールを始めたらよいのかイマイチよくわかっていない人も多いと思います。

そこで本記事では、初対面の人に対するビジネスメールの書き出し例を5つ紹介。NG例と合わせて確認していただけたら幸いです。

完全初対面へのビジネスメールの書き出しNG例

ビジネスシーンでよく使う「いつもお世話になっております」というフレーズ。電話応対のマナーとして、毎度冒頭に使う人も多いですがメールの場合はこの後も文章が続くため、初対面の人に対して「いつもお世話になっております」というフレーズは違和感を覚えてしまいます。

実際に、ほとんど面識がない人へ次のようなメールの書き出しをした場合どのように感じるでしょうか。

株式会社●●
▲▲部 ■■様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の山田と申します。

御社の事業内容を拝見し、システム開発のご依頼ができないかと考え、メールさせて頂きました。

一見NGに見えない文章だと思います。

しかし、「いつもお世話になっております」で始まっているのに対して、続きの文章内容が合っていません。初対面の人であれば「特にお世話した記憶もないのに、形式的な挨拶しかできない人なのかな」と思われてしまう可能性もあります。

そのため、ほとんど会ったことがない人や初対面の人には、もう少し工夫したメールの書き出しを考えなければなりません。

5つの例で見る!初対面の人へ送るビジネスメールの書き出し

実際に、初対面の人へはどんなメールの書き出しをすればいいのかを、シーンに分けて紹介します。

一度懇親会などで名刺交換したことがある

株式会社◯◯の山田と申します。

先日の懇親会ではお世話になりました。
また、名刺交換させて頂きありがとうございます。

一度どこかでお会いして、名刺交換だけはしたことがある場合、相手も少しは自分のことを認識している可能性もあります。ですが、忘れている場合もあるので、どこで会ったのかを書き出しに加えると思い出してもらえるはずです。

その他、次のようなフレーズを使うこともできます。

  • 先日、懇親会にて弊社◯◯部課長の佐藤と共にご挨拶させて頂きました、山田太郎と申します。その節は、大変お世話になりました。
  • 先日の懇親会でお目にかかりました、株式会社◯◯の山田太郎と申します。その節は、大変お世話になりました。

フレーズ的にはほぼ同じですが、一度お目にかかった相手へのメールならばこのくらいの硬さで大丈夫です。

面識が全く無い場合

突然のメール失礼します。

株式会社◯◯の山田太郎と申します。この度は、弊社サイトを拝見し、システムの開発を依頼できないかと考えメール致しました。

相手との面識が全くなく、いきなりメールを送る際はしっかりとした書き出しを心がけましょう。突如メールを送ることになるので、書き出しは、自分がどこの誰なのかを明確にし、いきなりメールを送ることを軽く謝罪の気持ちを入れることが重要です。

その他、次のような言い回しもできます。

  • この度はお世話になります。
  • 初めてメールさせて頂きます。
  • 突然のご連絡申し訳ありません。

「お世話になります」と「いつもお世話になっております」の違いは、今まさに関係性を築いているか、もしくはこれから関係性を築くかになります。前者だと、初対面の人に「これからお世話になる」というメッセージも含まれているので、書き出しの挨拶としては問題ありません。

既に取引関係があるが面識自体は初めての場合

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の山田太郎と申します。

この度は、佐藤からの業務引き継ぎのご連絡でメール致しました。

「いつもお世話になっております」というフレーズはNGだ、と書きましたが、利用しても問題ないシーンもあります。

例えば、「会社間での取引関係を既に持っているけれども、個人としてメールを送るのは初めて。」の場合、会社自体はおせわになっているので、この書き出しで全く問題ありません。

相手からも、「あ、いつもお世話になってる◯◯会社さんからのメールだ。」と認識してもらえるので、失礼に値することはありません。むしろ、完全初対面用の書き出しよりも、「いつもお世話になっております」の書き出しのほうが相手に良い印象を与えることも。

メディアやブログのお問い合わせフォームからの場合

株式会社◯◯の山田太郎と申します。

この度、御社が運営する「▲▲(メディア名)」にお問い合わせしたい件があり、ご連絡させて頂きました。

サイトを拝見し、メール致しました。

◯◯の山田太郎と申します。サイト内に掲載されている広告の件についてお尋ねします。

メディアやブログに対してお問い合わせフォームから連絡する場合、そこまでかしこまったフレーズを使う必要はありません。ですが、「サイトを見ての連絡」とわかるように明記してあげると、相手からどんな要件かわかりやすくなります。

お問い合わせフォームからの連絡は、端的にどんなことを相談したいのかを伝えるだけでよく、むしろ冗長な書き出しは不要。2、3行で内容がわかるような書き出しを心がけましょう。

会社内の別営業部への初めてのメール

  • お疲れ様です。◯◯部の山田です。
  • いつもお世話様です。◯◯課の山田です。

会社内の別営業部や、別支店にメールを送る場合、初めましての挨拶は不要です。また、「いつもお世話になっております」は同じ会社なのにも関わらず他人行儀になるので、もう少し砕けた表現でメールを送っても大丈夫です。

初めての相手に対する締めの表現

次は、書き出しではなく締めの表現になります。締めは、簡潔に一文書くだけで大丈夫なので、状況に合わせて次のようなフレーズを使いましょう。

  1. 今後ともよろしくお願い申し上げます
  2. 引き続きよろしくお願い申し上げます
  3. 最後までお付き合いよよろしくお願い致します
  4. ご検討のほどよろしくお願い致します

締めは、「今後も関係性を築いていきたい」という表現であれば大丈夫です。ただし、口語ではなく書き言葉を意識して、初めての相手に失礼のないようフレーズを選びましょう。

「初めまして」で始まる書き出しは少し軽く見られる

初対面の人へは「初めまして」というフレーズを使ってもいいのではないか、と思われる人もいるかもしれません。たしかに初対面の人へ対する挨拶としては、名刺交換する際によく使うでしょう。

しかし、今回はメールでの書き出しです。メールの場合「初めまして」は口語になってしまうので、できるだけ使う表現としては別の言い回しに変えたほうが良いでしょう。別の言い回しの例をいくつかご紹介します。

  1. 突然のメール失礼致します
  2. 初めてメールを送らせて頂きます
  3. お初にお目にかかります

少しかたい表現となりますが、あくまでもビジネスメールですので、このくらいかたい表現でも問題ありません。

まとめ:初対面へのビジネスメールは距離感を大事にする

ここまで、初めての相手に送るビジネスメールの書き出しや締めの例文を紹介してきました。

色々なフレーズを紹介してきましたが、最も大事なのは「相手と自分の距離感」を把握することです。距離感によって使う表現も変わってきますし、形式的な挨拶だけでないところを相手に見せることができます。

初めての相手と良い関係性を築いていくには、最初の印象が大事です。失礼に値する表現を避け、好印象を持たれるようにビジネスメールの書き出しを選んでいきましょう。