【ビジネスメール】「了解・承諾」の返信例文と書き方・注意点

ビジネスでは「了解・承諾」の意思を伝える機会は非常に多いですが、実は使う言葉によっては相手に対して失礼にあたる表現があります。

例えば、同僚から「今日の打ち合わせの時間変更お願い」と依頼された場合、「了解」と答えるのは問題はありません。しかし、上司や取引先など目上の人から同様のお願いをされた場合、「了解」を使うのは失礼にあたります。このように、相手によって適切な表現方法が異なります。

そこで本記事では、「了承・承諾」の返信例文をはじめ、書き方や注意点をご紹介します。

注意!ビジネスメールにおいて「了解です」は不適切

「了解」とは、事情や内容を理解した上で承認することです。

ではなぜ、上司に対して「了解」を使うのは失礼にあたるのでしょうか。それは「了解」には敬意が不足しているからです。

実際に「了解」に「いたしました」とつけることで丁寧語にはなりますが、尊敬語にはなりません。そのため、同僚や部下に対しては使うことは問題ありませんが目上の人に対しては不適切な言葉になります。

では、どのような言葉に置き換えればいいのか。「了解です」の代わりに使われる言葉を見ていきましょう。

「了解です」の代わりによく使われる言葉

「了解です」の代わりによく使われる言葉は次の通りです。

  • かしこまりました
  • 承りました
  • 承知いたしました
敬意の度合いが高い順番は「了解です」→「承知いたしました」→「承りました」→「かしこまりました」になります。

「わかりました」の謙譲語は「承知しました」「かしこまりました」になります。特に「かしこまりました」は、目上の人の命令や依頼、希望などをを謹んで受ける意を表す言葉で、相手に対して最も敬意の度合いが高い表現方法です。少し堅苦しい印象を受けるという人もいるかもしれませんが、実際に使っているビジネスマンは多いです。

また、取引先や顧客などに都合を尋ねられた場合は次のように置き換えることも可能です。

  • 差支えはございません
  • 支障(問題)はございません

このように「了解です」のバリエーションは豊富にありますので、使う相手の立場に合わせて最適なフレーズを使いましょう。

出典:岩田めぐみ「臨機応変ビジネス敬語必須マニュアル」、秀和システム「ビジネスメール言い方辞典」

「了解・承諾」の書き方とフレーズ例

実際に「了解・承諾」の書き方とフレーズ例をご紹介します。

  • 「午後の会議に参加してほしい」「かしこまりました」
  • 「〇〇商事へ△△だと連絡してほしい」「ご連絡の件、承知しました」
  • 「新幹線の時間を〇時に変更してほしい」「変更の件、ご指示通りにいたします」
  • 「カタログを送っていただいてもよろしいですか」「カタログ送付の件、承りました」
  • 「プレゼンでは〇〇と説明してほしい」「はい、ご説明の通りにいたします」

「了解しました」は「承知しました」や「かしこまりました」でほとんど対応できますが、取引先(顧客)など目上の人からの質問に対して「大丈夫です」と答える場合は「差支えありません」「問題はありません」が適切です。

また「分かりません」は「わかりかねます」「存じ上げません」に置き換えましょう。

「了解・承諾」の返信メール例文

「了解」は「わかりました」という意思を表し、「承諾」は相手の依頼や要求などの申し入れを了解して受け入れる意思を表す言葉です。

ここでは「了解・承諾」の返信メールの例文を相手別に見ていきましょう。

同僚・部下

交通機関の遅延で会議に遅れることを承諾する場合の返信例

遅刻の件、了解しました。
先方の都合もあるので、会議は定刻通りに始めますが、焦らずに気を付けてきてください。
体調不良で休むようであれば、「仕事のことは心配しないで、ゆっくりと療養してください」「くれぐれもお大事に」など病状への心配やゆっくり静養するように気遣いの言葉も添えましょう。

上司

会議で使う机や椅子の配置の指示を承諾する場合の返信例

配置の件、承知しました。
机や椅子はご指示の通り、セッティングしておきます。
承諾の意思を伝えると同時に、指示に対して前向きに取り組む姿勢も伝えましょう。

取引先

アポイントの変更を承諾する場合の返信例
日程変更の件、承知しました。
〇日〇時の日程で差し支えありません。
アポイントの変更を承諾することを伝えつつ、相手から候補日があればその中から選び返信します。相手から候補日の指定がない場合や都合を聞かれた場合は「〇〇様のご都合のよろしい日時で調整いただければ幸いです」や「私の都合の良い日時を記載します。①〇日〇時②〇日〇時・・・」と返信しましょう。

講演依頼

講演依頼を承諾する場合の返信例

先日は、講演のご依頼をいただきありがとうございました。
謹んで、お受けすることにいたします。

まずは感謝の気持ちを伝え、それから前向きな気持ちで承諾することを伝えます。依頼や提案を受けるときによく使います。「お受けする」は「お引き受けする」にすればより丁寧な言い方になります。

取材

取材依頼を承諾する場合の返信例

取材のご依頼をいただき、ありがとうございます。
弊社の〇〇を取り上げていただくことは願ってもないことですので、ぜひお引き受けしたいと存じます。
取材日は来週の水曜または金曜でお考えとのことですが、弊社はどちらでも差し支えはございません。
貴社のご都合のいい日で問題はございません。
感謝の気持ちと引き受けるという意思を伝え、相手の希望日で対応できるという意思を返信するケースです。もし、候補日が厳しい場合は自分の都合の良い日時をいくつかピックアップして相手に伺いを立てましょう。

協力会社

納期延期の依頼を承諾する場合の返信例

納期遅延の件、承知いたしました。
今回は台風の影響に伴う〇〇の遅れが原因であり、やむを得ない事情であることから了承いたします。
しかながら、新たな納期の〇月〇日(〇)については厳守いただきますようお願いいたします。
それ以上の遅れが発生した場合は、損害賠償の問題に発展する可能性もあります。
トラブルや天候などの諸事情により納期の延長を求めてきた場合は次回の納期を定めて厳守してもらうように伝えましょう。万が一、次回の納期に間に合わないようであれば、どのように対処するかも忘れずに伝えましょう。
場合によっては、「損害賠償請求」など、法的手続きをとる旨を明記することで、同じミスを繰り返したり、信用問題に発展したりするなど後々のトラブルを防ぐことに繋がります。