自分の不注意でうっかり忘れ物をしてしまい相手に迷惑をかけてしまったときには、確認メールや謝罪メール、回答メールを送ることになります。
本記事では、例文とともに気を付けたいことやメールのマナーについてご紹介しています。
忘れ物確認のメールで気をつけたいこと／マナー
忘れ物をしたときにまずは先方に忘れ物がないかどうか、確認メールを送ります。その際、お詫びの気持ちを伝えることと、忘れ物をどのように引き取るのかを明記し、メールのやり取りをできるだけ少なく済むように配慮しましょう。
件名は分かりやすく
メールの件名は、分かりやすく簡潔に書きましょう。また、件名の一文で相手にこれから伝える内容を意識させることができますので、すぐ目に入るように工夫しましょう。
例えば、忘れ物のような緊急事態のときは【緊急】や【至急】のように目立つヘッドを付けることをおすすめします。
ただし、迷惑メールと間違われないように「【至急ご確認願います】パソコンの忘れ物について」というように具体的な文言も明記しましょう。件名のタイトルを見れば、どのような用件なのかほぼわかりるように工夫して短文で書くことが大切です。
丁寧な言葉で謝罪する
忘れ物をするということは、相手の貴重な時間を割いて対応してもらわなければなりません。
そのことに対して相手にしっかりとお詫びと感謝をしなければなりません。自分の不注意のせいで迷惑をかけてしまった相手には自分の落ち度を認めて謝罪と感謝の意を伝えましょう。その際、言い訳や弁明はしない方が良いでしょう。
対処法を明記する
謝罪と感謝の意を伝えたら、忘れ物をどのように対処するのかも明記しましょう。
忘れ物の内容にもよりますが、そのまま放置しておくことは避け、今後の対処や対応策を先方に伝えましょう。
例えば、「大変恐縮ですが、お詫びも兼ねて近日中に貴社に伺う事は可能でしょうか。ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。」「打ち合わせの仕切り直しをさせて頂くことは可能でしょうか」など、こちらの希望を伝えましょう。
もしも送付をお願いするときは「大変お手数ですが、着払いで郵送していただくことは可能でしょうか。」というように「大変お手数ですが」「大変恐縮ですが」などクッション言葉を置いてからへりくだった表現でお願いをしましょう。その際、指示するような言い方にならないように注意しましょう。
もちろん、先方の予定や都合もあるので、先方にお伺いを立てながら進める必要があります。対応してもらえるかどうかわからない場合は、あまり先回りしないで相手の出方を見ながら話を進めた方がスムーズです。
緊急性のあるものは電話すること
何を忘れたかによって緊急性が変わります。
個人情報が入ったパソコンや書類などの緊急性があるものを忘れた場合は、気が付いた段階で相手に電話を１本かけましょう。その後、なるべく早いタイミングでお詫びメールを送りましょう。
ビジネスシーンにおける忘れ物をした時の謝罪メール例文
実際に、謝罪メールの例文を見ていきましょう。
取引先等に忘れ物をした時の確認・謝罪メールの書き方
例文：忘れ物の確認をしたい場合
件名：【至急ご確認願います】□□の忘れ物について
株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。
先日はご多忙のところ、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
実は、急なお願いがあり、ご連絡いたしました。
打ち合わせの際、私の不注意により貴社に□□を忘れてしまったようです。
私事で大変恐縮ではございますが、□□の忘れ物がないかご確認いただいてもよろしいでしょうか。
つきましては、忘れ物はお詫びかたがた、＊日の＊時に引き取りにお伺いしたいと存じますが、
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。
後ほどお電話させて頂きます。
ご検討の程、宜しくお願い申し上げます。
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署名
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例文：確認メールを送った後に、忘れ物があったと連絡がきた場合
株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。
この度はお忙しい中、ご対応いただき深謝いたします。
今回の失態はひとえに私の管理不足が招いた結果であり、面目次第もございません。
また貴社にまでご迷惑をお掛けしてしまいましたことを深く反省しております。
今後は取り扱いに十分に注意し、このようなことは二度といたしません。
つきましては、忘れ物はお詫びかたがた、＊日の＊時に引き取りにお伺いしたいと存じますが、
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。
後ほどお電話させて頂きます。
ご検討の程、宜しくお願い申し上げます。
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署名
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持ってくるべきものを忘れた時の謝罪メールの書き方
例文：打ち合わせに必要な資料を忘れたケース
件名：忘れ物のお詫び
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。
その際、本打ち合わせに必要な□□に関する資料を失念してしまい、大変ご迷惑をお掛けしたこと、深くお詫び申し上げます。
□□に関する資料を添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
このたびは私の不注意で本当に申し訳ございません。
今後、このような不手際のないよう、事前確認を徹底いたします。
取り急ぎ、データのご送付とお詫びを申し上げます。
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署名
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忘れ物に対する回答メール例文
忘れ物の確認メールが届いたときに、どのように返信するのか例文をご紹介します。
忘れ物が見つかったことを知らせる時のメールの書き方
件名：Re:【至急ご確認願います】□□の忘れ物について
△△株式会社
営業部 △△ △△様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
首記の件ですが、□□が会議室で見つかりました。
写真を添付いたしますので、こちらでお間違えがないかご照会いただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですがご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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署名
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忘れ物が見つからなかった時のメールの書き方
件名：Re:【至急ご確認願います】□□の忘れ物について
△△株式会社
営業部 △△ △△様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
お問い合わせの件についてご返答いたします。
社内中を調査しましたが、□□は見つかりませんでした。
お力になれず大変申し訳ございません。
何かご不明な点がございましたら何なりとお尋ねください。
今後ともよろしくお願いいたします。
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署名
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忘れ物をお知らせする時のメールの書き方
件名：【至急ご確認願います】□□の忘れ物について
△△株式会社
営業部 △△ △△様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。
さて首記の件ですが、□□のお忘れ物が会議室で見つかりました。
おそらく△△様の□□ではないかと思い、ご連絡しました。
大変恐縮ですが、写真を添付いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。
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署名
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